2016 was een jaar vol veranderingen. De nieuwe regelgeving rond de Wet Bescherming Persoonsgegevens zorgde in 2016 bijvoorbeeld voor een hoop ophef. Bedrijven die gebruik maken van inleenkrachten mochten geen BSN nummer meer voeren, maar dienen wel te allen tijden over de persoonsgegevens te beschikken van de mensen die voor het bedrijf werkzaamheden verrichten. Hoe houd je dan bij wie op welk moment voor je werkt?
Boete en controles bij verzaking
In veel gevallen huurt een planningsafdeling monteurs in bij een inleenbedrijf voor bepaalde opdrachten. Soms gebeurt dat op tijd, vaak gebeurt dat op het laatste moment. Zodra een inleenbedrijf een opdracht aanneemt en monteurs levert is het werk voor de afdeling planning van de opdrachtgever gedaan. Het probleem is hierbij echter dat het bedrijf dat de opdracht uitzet weinig tot geen gegevens heeft van de monteurs die het inleenbedrijf levert. In het geval van een inspectie of een ongeval kan dit voor het betreffende bedrijf resulteren in zware boetes en regelmatige controles.
Registreren via Webportal
Uiteraard is dit op te lossen door onderaannemers ‘op te voeden’, waar de meeste bedrijven overigens al jaren mee bezig zijn. Hierbij dient de onderaannemer voorafgaand aan de werkzaamheden aan te geven welke werknemers op de planning staan en aanwezig zijn op de werkvloer. In veel gevallen kan dit enige tijd goed gaan, maar in periodes met topdrukte vallen onderaannemers vaak terug in oude gewoontes waarbij achteraf met urenregistratie wordt aangegeven wie er daadwerkelijk aanwezig waren bij de uitvoering van een opdracht. Een enorm risico dus voor het bedrijf dat de opdracht uitzet.
Om dit risico voor onze klanten te beperken hebben we een uitbreiding op ons Webportal ontwikkeld. Het inleenbedrijf krijgt een inlogcode waarmee ze kunnen inloggen op het Webportal van de opdrachtgever. Hier krijgen zij de mogelijkheid om de planningen in te zien en te wijzigen en kunnen ze nieuwe medewerkers invoeren waarbij ze een aantal gegevens verplicht moeten invullen. Deze gegevens worden vervolgens opgeslagen in de Webportal van de opdrachtgever en na goedkeuring kan de werknemer worden ingezet. Zo beschikt de opdrachtgever altijd over de gegevens van het personeel dat voor hem werkt via een inleenbedrijf.
Weet wie er op de werkvloer staat
Met de Webportal zijn de onderaannemers zelf verantwoordelijk voor het invoeren van de verplichte gegevens van alle medewerkers die zij uitlenen. Op het moment dat het inleenbedrijf de gegevens van de medewerkers niet invoert, kan het bedrijf hen ook niet inzetten. En medewerkers die je niet kunt inzetten, leveren natuurlijk ook geen omzet op. Op deze manier ligt de verantwoordelijkheid voor het invoeren van de gegevens bij het inleenbedrijf en heb je als opdrachtgever altijd inzicht in wie er voor je op de werkvloer bezig is. Zo blijven de risico’s beperkt.
