De digitale wereld verandert razendsnel, bijna alles kan gedaan worden met een smartphone, tablet of computer en bijna iedereen kan hiermee overweg. Voor meerdere van onze klanten ontwikkelen we momenteel een webportal waarin de medewerkers hun eigen planning kunnen bekijken, de werkopdracht met benodigde werkinstructies kunnen inzien en zelfs hun eigen gemaakte uren kunnen registreren. Makkelijk voor de planners en de medewerkers.
Prioriteiten stellen
Bij veel bedrijven ligt de druk vaak op de planning, oftewel het planbureau. Zij moeten immers de planning volledig sluitend maken. Als zij aan het einde van de dag regelmatig telefoon krijgen van medewerkers die vragen hebben over de planning van de volgende dag, vragen over de werkzaamheden en dergelijke, dan ligt de prioriteit niet langer bij de planning, maar bij het beantwoorden van vragen van medewerkers.
Waarom een webportal?
Om de druk van de planners te verlichten en duidelijkheid te scheppen voor de medewerkers, kozen we voor de ontwikkeling van een webportal. Een webportal is een website met de functionaliteiten van een app die op alle apparaten (smartphone, tablet, computer) werkt. Er zijn voor ons twee redenen geweest om te kiezen voor een webportal in plaats van een app. Ten eerste bieden we deze ontwikkeling als extra module aan voor onze klant en willen we niet een op zichzelf staand product dat voor de gewone consument beschikbaar is, waardoor bemiddeling met een Appstore of Google Play niet nodig is. Ten tweede is de moeilijkheidsgraad via een webportal beter op te vangen. Een webportal heeft namelijk altijd live verbinding met de actuele database van de klant.
Hoe werkt een webportal?
De medewerkers krijgen een wachtwoord en inlogcode zodat ze de dagelijkse planning kunnen bekijken. Waar moeten ze naartoe? Wat is de opdracht? Met welke collega’s werken ze? De vragen die normaal gesproken aan de planner worden gesteld, worden zo met een druk op de knop beantwoord. Alle klussen die staan ingepland kan de planner aanvullen met informatie als adressen, opdrachtgevers, contactpersonen en werkinstructies. Tevens is het mogelijk om bijlagen te koppelen zoals een werktekening en foto’s. Na het afronden van een opdracht vult de medewerker de gewerkte uren in. Het enige wat de planner hoeft te doen is akkoord geven om de uren door te voeren in het systeem.
De voordelen van een webportal
- Makkelijk in gebruik
- Medewerkers hebben veel meer inzicht in de planning
- Planners besparen tijd en kunnen zich beter focussen op de planning
- Alles digitaal, dus printen is verleden tijd
- Altijd live verbinding met actuele database
Wat vinden klanten?
Nadat onze eerste klanten de webportal in gebruik namen, zijn er een aantal dingen naar wens aangepast. Inmiddels is het een volwaardige module van de software geworden. De Webportal is eenvoudig te plaatsen en in gebruik te nemen, daarnaast is het een waardevolle aanvulling op de Projecten en Planningsmodule. De meest gehoorde reacties zijn dat het enorm veel werk scheelt voor de medewerkers op de planning, de monteurs meer en beter inzicht hebben op de uit te voeren werkzaamheden en dat printen verleden tijd is omdat alles digitaal in te zien is.
Met behulp van een webportal zijn we in staat om de werkdruk van planners te verlichten en planningen naar medewerkers toe duidelijker te maken. Al met al is de webportal een zeer prettige uitbreiding van de modules van Brains Software die voor elke klant op maat kan worden gemaakt.
Lees hier meer over onze planningssoftware.
